Legalizzazione documenti scolastici per uso estero
Legalizzazione documenti scolastici per uso estero
di Leon Zingales e Giuseppa Antonietta Ioculano (*)
Disciplina giuridica
La legalizzazione è la procedura attraverso la quale atti e documenti formati in Italia acquisiscono valore giuridico in altri paesi e viceversa.
La Conferenza dell’Aja di Diritto internazionale privato (Hague Conference on Private International Law – HCCH) il 5 ottobre 1961 ha adottato la “Convenzione che sopprime la legalizzazione di atti pubblici stranieri” (c.d. “Convenzione dell’Apostille”) introducendo una significativa semplificazione dell’iter di legalizzazione al fine di prescindere dall’intervento dell’autorità consolare o diplomatica.
In Italia la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è stata ratificata con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253 (in G.U. n. 26 del 30.01.1967, con testo in francese).
Il deposito dello strumento di ratifica è stato adottato il 13 dicembre 1977 sancendo l’entrata in vigore della Convenzione avvenuta il’11 febbraio 1978 (Comunicato del Ministero degli affari esteri in G.U. n. 42 dell’11.02.1978, pag. 1075)
Con lo strumento di ratifica l’Italia in attuazione dell’art 6 della Convenzione dell’Aja del 1961 ha designato e comunicato le seguenti autorità competenti al rilascio dell’Apostille:
- per gli atti giudiziari e notarili: Procuratore della Repubblica presso i Tribunali nelle cui giurisdizioni gli atti medesimi sono emanati;
- per tutti gli altri atti amministrativi previsti dalla Convenzione: Prefetti territorialmente competenti, per la Valle d’Aosta il Presidente della Regione, per le Province di Trento e Bolzano il Commissario di Governo.
Lo stato di applicazione della c.d. “Convenzione dell’Apostille” è rinvenibile sul sito internet della Conferenza dell’Aja di diritto privato internazionale (HCCH).
I documenti scolastici formati in Italia – quali i diplomi, le pagelle ed i certificati -per poter essere utilizzati all’estero devono essere sottoposti a legalizzazione semplificata ai sensi degli artt. 30 e segg. del D.P.R. 445/2000 mediante l’apposizione dell’”Apostille” che consiste nella certificazione della veridicità della firma, della qualità del firmatario e, se necessario, dell’autenticità del timbro o sigillo apposto all’atto.
La firma da legalizzare non viene apposta in presenza dell’ufficiale legalizzante, ma viene verificata tramite il confronto con un campione appositamente depositato.
Approfondimento: Modello fisso dell’Apostille
L’Apostille ha un modello fisso predeterminato dalla Convenzione dell’Aja del 1961, deve avere dimensioni grafiche minime (quadrato di 9×9 cm minimo) deve essere redatta in francese, lingua ufficiale della Convenzione, o nella lingua dell’autorità che la rilascia e il titolo “Apostille” deve essere sempre riportato in francese
L’Apostille viene apposta ad un atto già formato in calce al medesimo o in atto allegato, redatta in francese, lingua ufficiale della Convenzione, o nella lingua dell’autorità che la rilascia; il titolo “Apostille” deve essere sempre riportato in francese
L’”Apostille” non essendo parte integrante dell’atto non modifica la data dell’atto apostillato.
Tale natura di atto separato e la rigida previsione del testo, della lingua e del modello dell’”Apostille” rende superflua ogni sua traduzione: il titolo in francese impedirebbe ogni equivoco, unitamente alla numerazione di ciascuna riga del testo
Procedura di legalizzazione
La procedura si compone di tre fasi che dovranno svolgersi necessariamente nel seguente ordine:
1. Legalizzazione del documento/diploma originale/ certificato sostitutivo ad opera dell’Ambito Territoriale nella cui area di competenza è ricompresa l’istituzione scolastica che ha rilasciato il documento;
2. Estrazione di copia/e conformi del documento/diploma originale/ certificato sostitutivo, previamente munito di legalizzazione da parte dell’Ambito Territoriale, mediante presentazione del documento a pubblico Ufficiale (Notaio/funzionario comunale a ciò delegato);
3. Legalizzazione mediante apposizione di Apostille ai sensi della Convenzione dell’Aja del 1961 da parte dell’Ufficio Territoriale del Governo (Prefettura);
Nella prima fase l’interessato dovrà presentare il documento/diploma/ certificato sostitutivo in originale presso l’Ambito Territoriale nella cui area di competenza è ricompresa l’istituzione scolastica che ha rilasciato il documento.
Il servizio è svolto gratuitamente presso l’U.S.R. per la Sicilia – Ambito Territoriale di Messina sito Messina in Via San Paolo n.361 previo appuntamento da prendere accedendo al sito internet dell’Ufficio.
La tempistica per il rilascio oscilla da tre a sette giorni lavorativi asseconda delle specificità del caso concreto.
All’uopo si precisa che:
- la legalizzazione del titolo di studio potrà avere ad oggetto esclusivamente il diploma in originale o il certificato sostitutivo del diploma.
- Il documento deve recare firma autografa del Dirigente Scolastico dell’Istituto statale o del Coordinatore delle attività didattiche della scuola paritaria ovvero del presidente di commissione nel caso di autentica del diploma conclusivo del secondo ciclo di istruzione.
- La firma deve essere leggibile e per esteso ed accompagnata dal nominativo del firmatario apposto sul documento mediante stampa ovvero mediante timbro. Non possono essere autenticate sigle, timbri con la stampiglia della firma, firme digitali (in quanto riproduzioni cartacee di documenti informatici)
- Non possono essere autenticati documenti privi della sottoscrizione originale apposta dai soggetti di cui sopra in quanto l’Ufficio può procedere alla sola autentica delle firme dei Dirigenti scolastici e dei presidenti di commissione che hanno depositato la firma presso l’Ambito Territoriale;
- Non possono essere oggetto di legalizzazione copie del documento/ diploma/ certificato sostitutivo anche se rilasciate in forma autentica.
E’ opportuno quindi che gli utenti controllino preventivamente che i documenti da sottoporre all’Ufficio abbiano tutte le caratteristiche richieste e nello specifico:
• il documento da autenticare sia originale, poiché non si possono legalizzare copie;
• il nome di chi ha firmato sia leggibile;
• la firma sia autografa, cioè scritta a penna.
Nella seconda fase il documento /diploma in originale o il certificato sostitutivo – munito di legalizzazione da parte dell’Ambito Territoriale – dovrà essere presentato presso un pubblico ufficiale (Notaio / funzionario comunale a ciò delegato) al fine di estrarre copia/e munite di attestazione di conformità all’originale.
L’estrazione di copia autentica del documento/diploma/certificato sostitutivo e la successiva “Apostille” è funzionale al trattenimento dell’originale del documento/diploma/certificato sostitutivo nella disponibilità dell’utente per eventuali necessità future.
Nella terza fase la copia del documento/diploma/certificato sostitutivo munita di attestazione di conformità all’originale dovrà essere presentata per l’”Apostille” presso l’Ufficio Territoriale del Governo (Prefettura) nella cui area di competenza ricade l’Ambito Territoriale che ha effettuato la legalizzazione.
Il documento/diploma/certificato sostitutivo in copia autentica legalizzata ed apostillata potrà essere così utilizzato per gli adempimenti successivi finalizzati a consentire l’uso all’estero.
Bibliografia
- “Convenzione che sopprime la legalizzazione di atti pubblici stranieri” ( c.d. “Convenzione dell’Apostille”) del 5 ottobre 1961;
- Legge 20 dicembre 1966, n. 1253;
- Comunicato del Ministero degli affari esteri in G.U. n. 42 dell’11.02.1978;
- D.P.R. 445/2000
(*) Ambito Territoriale Ufficio VII- Messina
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