Cambiamenti aziendali. Come renderli fluidi con un progetto e-learning

Un progetto e-learning può contribuire a far sentire tutti parte del cambiamento, senza subirlo. Con le giuste metodologie può essere più di un progetto didattico, ma uno strumento di comunicazione, condivisione e collaborazione.

Lo scenario sociale ed economico entro il quale si muovono aziende e organizzazioni non è mai stato tanto mutevole come negli ultimi 3 anni. Se prima assistevamo a un cambiamento graduale, fatto di piccoli passi e compromessi fra esigenze del mercato, datori di lavoro e dipendenti, dal 2020 non è più così: la pandemia ci ha costretto a rivedere tanti aspetti della nostra vita sia privata che lavorativa spingendo il cambiamento ai suoi massimi livelli.

Durante le varie ondate di Covid-19 abbiamo sentito spesso parlare di ritorno alla normalità ma la verità è che ci stiamo abituando a una nuova normalità che gli esperti chiamano new normal. Addirittura alla McKinsey & Company si sono spinti a definirla la next normality intesa come processo fluido e in continuo divenire di cambiamenti socio economici e culturali al quale le aziende devono abituarsi e trovare il loro modo per affrontarne le sfide.

Perché correlare obiettivi della formazione ai cambiamenti in atto nell’organizzazione

La parte più sfidante di un cambiamento aziendale è quello che riguarda il modo di farlo metabolizzare da chi ne sarà maggiormente interessato: i dipendenti. Senza un adeguato progetto di comunicazione e formazione, ogni cambiamento viene percepito come calato dall’alto da quest’ultimi e rischia di godere di scarsa popolarità perché li obbliga ad uscire dalla zona di confort o in ogni caso li pone davanti a novità difficili da giudicare.

Com’è ovvio, al fine di ottenere un buon clima aziendale e aumentare i livelli di produttività del gruppo e del singolo, i manager di una organizzazione deve assicurarsi di coinvolgere attivamente e positivamente i propri dipendenti, di qualsiasi entità e tipologia sia la trasformazione in atto.

Le trasformazioni che più spesso avvengono in una azienda sono:

di tipo organizzativo: nel caso di una fusione o acquisizione;
di tipo culturale: se, ad esempio, viene cambiato il modello di leadership;
di processo: se vengono introdotti programmi di cost reduction o customer centricity;
tecnologici: quando cambiano i software e le piattaforme normalmente usate o ne vengono aggiunte delle altre.

In ognuno dei casi citati è fondamentale che il dipendente si senta parte di quel cambiamento. Una delle strategie per raggiungere questo obiettivo è quella di fare formazione mirata, ad esempio in piattaforma e-learning, per ogni tipologia di cambiamento sopra descritta.

Per ottenere ciò, è consigliabile seguire alcune semplici linee guida:

Il programma di formazione deve essere chiaro: gli argomenti trattati serviranno a dissipare le incertezze e i dubbi che chiunque avrebbe quando di ritrova a cambiare una strada nota per una sconosciuta. Avere più informazioni dà un senso di maggior sicurezza.
Formazione verticale e orizzontale: il progetto e-learning deve essere distribuito a tutti i livelli e in tutti i reparti che formano l’azienda. Tutti devono sapere cosa accadrà e come questo impatterà sulla loro vita lavorativa.
Contenuti formativi tecnici da erogare ad esempio tramite webinar con format di training: per accrescere le competenze necessarie alla nuova configurazione aziendale.
Contenuti formativi non tecnici che accompagnino psicologicamente il dipendente verso una nuova mentalità e lo aiutino a superare resistenze personali e /o bias inconsci.

La formazione può essere erogata sia in modo tradizionale che usando una piattaforma e-learning dotata di tutti i tool necessari per raggiungere gli obiettivi formativi.

L’e-learning per rendere semplici i cambiamenti aziendali

Al giorno d’oggi, il modo più facile per raggiungere una platea estesa di dipendenti è sicuramente l’e-learning. Rispetto alle lezioni erogate in presenza ha il vantaggio di poter far partecipare anche chi lavora da remoto e chi, per diversi motivi, non possa recarsi in aula per seguire una lezione.

Ancora meglio se si decide di far uso di un’aula estesa: questa modalità di insegnamento è altamente inclusiva in quanto viene predisposta un’aula fisica dove il formatore può fare lezione dal vivo e unire collaboratori che seguono dal vivo e altri che seguono da remoto, ma tutti con il massimo livello di interattività e coinvolgimento.

Metodologie e strumenti di un progetto e-learning per supportare i processi di cambiamento

Come un qualsiasi altro progetto di formazione, anche uno relativo all’introduzione di un processo di cambiamento, deve essere ben strutturato prima dell’avvio. Strutturare un progetto di formazione vuol dire:

definire gli obiettivi;
scegliere il target a cui ci si rivolgerà;
adattare i contenuti al target;
verificare che gli obiettivi siano stati raggiunti.

In aggiunta, se si decide di procedere in modalità e-learning, la scelta della piattaforma è determinante per permettere che tutti gli altri punti vengano soddisfatti.

Una piattaforma di e-learning deve infatti essere un supporto al raggiungimento degli obiettivi e disporre quindi di tutti gli strumenti necessari a formare, coinvolgere, dare e ricevere feedback.

Gli strumenti necessari a una formazione volta introdurre un cambiamento aziendale

Attualmente gli strumenti che vengono più spesso richiesti a una piattaforma e-learning comprendono:

la possibilità di attivare la modalità di classe virtuale per permettere la partecipazione sincrona di personale in presenza e da remoto;
la capacità tecnica di ospitare un elevato numero di collegamenti nel caso in cui venga erogato un webinar e anche tutte quelle funzioni che rendono un webinar centrale nella formazione come la chat di gruppo e la possibilità di condividere contenuti di diverso genere istantaneamente;
la possibilità di caricare video istituzionali con i quali interagire attraverso like e/o commenti;
la possibilità di ospitare corsi online asincroni per prendere in considerazione eventuali differenze di fuso orario dei partecipanti e in generale di poterne usufruire quando più opportuno all’interno della giornata lavorativa.
strumenti social collaboration, come ad esempio Wiki-Experience, per interagire con colleghi e formatori, mettendo sul piatto la propria esperienza e fornire spunti di riflessione sui quali poi lavorare insieme; questo strumento offre inoltre la possibilità per gli utenti di poter caricare video e audio per esprimersi al meglio e in modo immediato e crescere, grazie al contributo di ognuno, come comunità.
infine, un tool di reportistica è fondamentale per il follow up da parte di HR per tracciare l’operato degli utenti e l’effettivo raggiungimento degli obbiettivi prefissati.

Quanto descritto sopra, pur utilizzando gli strumenti consueti della formazione in cloud delinea un processo più ampio. Non si tratta solo di apprendimento, ma anche di comunicazione, condivisione e collaborazione. Sono questi i principi che permettono a tutti, a ogni livello della gerarchia aziendale, di essere parte attiva del cambiamento, senza subirlo passivamente e senza viverlo con aspetti negativi.